Luovan ongelmanratkaisun pikakurssi

Kirjoittaja: FM Kari Helin |

Toimin noin 10 vuoden ajan 1980-luvulla luovan ongelmanratkaisun kouluttajana ja kehityspalavereiden fasilitaattorina. Vedin sinä aikana noin sata koulutustilaisuutta ja vähintään saman verran asiakkaiden kehityspalavereita.

Luova ongelmanratkaisu poikkeaa ”tavallisesta” ongelmanratkaisusta siinä, että tavoitteena on löytää ihan uudenlaisia ja kiinnostavia ratkaisuvaihtoehtoja. Ideoiden tekninen ja kaupallinen toimivuus on alkuvaiheessa toisarvoinen vaatimus ja tavoite. Niihin panostetaan vasta seuraavissa vaiheissa.

Ongelma

Yksi määritelmä ongelmalle on seuraava:

Ongelmanratkaisun tavoitteena on saada todellisuus ja toive lähemmäksi toisiaan.

Ongelman ratkaisumalleja

Malli 1

Yksi lähestymistapa on pitää kiinni toiveesta/tavoitteesta ja kyseenalaistaa nykyinen toimintamalli ja lähteä etsimään uudenlaisia vaihtoehtoja. Kutsun tätä mallia luovaksi ongelmanratkaisuksi. Siitä on yksityiskohtaisempi kuvaus jäljempänä. Erityisesti N-taipumuksen omaavat ihmiset suosivat tätä mallia.

Malli 2

Toinen lähestymistapa on karsia omia toiveita eli tyytyä aikaisempaa matalampaan tasoon. Silloinkin toiveet ja todellisuus lähenevät toisiaan. Tämä malli on erityisen hyvä esimerkiksi jaksamisongelmissa, jossa on pakko alkaa erotella tärkeät asiat vähemmän tärkeistä.

Jos esimerkiksi raha ei riitä omiin/perheen menoihin, mallia 1 suosivat lähtevät ideoimaan ja etsimään aktiivisesti uusia tulon lähteitä nykyisen elintasonsa säilyttämiseksi. Mallia 2 suosivat lähtevät etsimään vähemmän tärkeitä menoeriä, joista voisi luopua. Molemmilla tavoilla voidaan löytää ongelmaan toimiva ratkaista.

Luova ongelmanratkaisu

Innovaatioiden synty voidaan kiteyttää kaavaan

1000 ­→ 100 → 10 → 1

joka voidaan ”suomentaa” niin, että yhtä innovaatiota kohti tarvitaan noin 10 kehityshanketta, noin 100 selvitystä ja noin 1000 ideaa. Eli innovaatioiden synnyttämisessä on 1 % onnea ja noin 99 % ahkeruutta. Sanotaan, että innovointi on laji, jossa määrä synnyttää laadun.

Ideointitekniikat perustuvat ns. salmiakkimalliin, jossa näköalaa vuorotellen laajennetaan (divergenssi) ja kavennetaan (konvergenssi). Vain parhaat ideat pääsevät työskentelyn seuraavaan vaiheeseen. Kaikkien ihmisten ajattelutyylissä on sekä näköalan laajentamiseen että kaventamiseen tarkoitettuja osatekijöitä. Laajentaminen tapahtuu informaatiofunktioiden (S ja N) avulla ja kaventaminen päätösfunktioilla (T ja F).

Ihmiset voidaan jakaa ajattelutyylin mukaan laajentajiin ja kaventajiin. Laajentajien ajattelutyylin tunnuksessa on kirjain P. Varsinaiset ”himolaajentajat” pystyy tunnistamaan kirjainyhdistelmästä NP. Kun heille kertoo jonkun ehdotuksen, saa suurella todennäköisyydellä vastaukseksi muutaman parannusidean. Kaventajien ajattelutyylissä on tunnus J ja ”himokaventajat” tunnistaa kirjainyhdistelmästä SJ. Kun heille kertoo jonkun uuden idean, saa paluupostissa selityksen miksi idea ei sovi heille.

Itse olen ajattelutyyliltäni INTJ. Se on eräänlainen laajentajan (N) ja kaventajan (J) risteytys. Minun on suhteellisen helppo tehdä kumpaakin. Sama pätee SP-taipumusyhdistelmän omaaviin ihmisiin: S supistaa, mutta P laajentaa.

Kun tajusin edellä kuvaamani luovan ajattelun ”salmiakki-ilmiön”, aloin hyödyntää sitä omien töideni suunnittelussa ja ongelmien ratkaisussa seuraavalla tavalla.

• Otin tyhjän A4-arkin ja kirjoitin sen ylälaitaan käsiteltävän ongelman, Miten -sanalla alkaen.
• Kirjoitin lauseen alle vähintään 20 erilaista vastausta eli ideaa.
• Sitten valitsin vastauksistani 2-3 kaikkein kiinnostavinta vaihtoehtoa.
• Suunnittelin seuraavaksi millaisia nämä kiinnostavat ideat voisivat olla käytännössä.
• Laadin pikaisen suunnitelman miten edetä asian kanssa. En kuitenkaan pannut sitä heti toimeksi.
• Tarkistin 2-3 päivän kuluttua tuntuiko suunnitelma vieläkin hyvältä.
• Jos tuntui, toteutin sen.

Olen toistanut edellä kuvaamani proseduurin satoja kertoja. Siihen menee aikaa 10-15 minuuttia ja ihan jokaisella kerralla tietoisuuteen on noussut aivan uudenlaisia ideoita. Yleensä parhaat ideat nousevat esille vasta ideoinnin loppupuolella. Olen usein sanonutkin, että huonot ideat pitää ensin putsata hyvien tieltä.

Tuumatalkoot

Ensimmäinen luova ryhmätyömallini oli nimeltään Tuumatalkoot. Kehitin sen Imatran terästehtaalla 1970-luvun lopulla ja aloimme soveltaa sitä kunnossapidon ongelmien ratkaisuun. Menetelmän taustalla oli USA:ssa muutamia vuosia aikaisemmin kehitetty Synektiikka-tekniikka.

Tuumatalkoot-menetelmä poikkesi selvästi Aivoriihi-tekniikoista, koska palaverihuoneessa käveltiin (ei ollut tuoleja) ja kaikki kirjasivat itse ideansa seinille ripustettuihin fläppeihin. Parhaiden ideoiden valintaan osallistuivat ensimmäisessä vaiheessa kaikki paikalla olijat ja lopullisen valinnan suorittivat kunnossapidon päällikkö ja vastaava työnjohtaja.

Ensimmäinen käytännön probleema oli se, että kunnossapidon työnjohtajat eivät olleet tottuneet ideointiin. Sen takia ensimmäisellä kerralla oli vaikea saada ideointiin riittävää laajuutta (divergenssiä). Saaliina ideointivaiheesta oli alle 20 ideaa, ja niistäkin suurin osa tuttuja.

Hyvän ratkaisun tähän ongelmaan löysin edellä kuvatulla 20 idean metodilla. Parhaaksi nousi idea ”Kartoitetaan tehtaan parhaat ideoijat”. Sen toteutinkin muutaman päivän kuluttua ja pian minulla oli 12 laadukasta ideoijaa ja luvat käyttää heitä tässä hankkeessa.

Otin jokaiseen Tuumatalkoot- palaveriin mukaan 3-4 ideoijaa ja heidän avullaan ideoita syntyi noin 100 alle puolessa tunnissa. Näin suuressa ideajoukossa oli aina 1-2 ”helmeä”, joista kehitimme uudenlaisia kunnossapitoratkaisuja, joista osa jopa patentoitiin.

Innovointiprojektin vaikutuksia seurattiin tehtaan tuotantohäiriö raportin avulla. Noin 30 ideointipalaverin vaikutukset olivat yllättävän suuret: tehtaan häiriöiden määrät laskivat yli 30%. Se oli rahassa useita miljoonia markkoja.

Hyvien ideoijien kartoitus

Monia voi kiinnostaa edellä kerrotun kartoituksen toteutusmalli. Tein sen niin, että valitsin tehtaalta 10 vaikutusvaltaista henkilöä ja lähetin heille sisäisessä postissa kartoituskirjeen, jossa pyysin heitä kirjoittamaan mukana olevalle lomakkeelle vähintään 5 idearikkaan työtoverinsa nimet. Myös oman nimen sai kirjoittaa. Sain paluupostissa yli 70 nimeä. Poimin Hyvien ideoiden listalle ne henkilöt, joiden nimi toistui kartoituksessa vähintään kolme kertaa. Kävin tapaamassa kaikkia listalle nousseita henkilöitä ja tein heille vielä 10 minuutin ideointitestin. Kaikki ryhmään valikoituneet olivat selvästi keskiarvoa parempia ideoijia.

|kuvat Shutterstock|