Ongelmien kohtaamistyylit

Kirjoittaja: FM Kari Helin |

Ongelmien käsittely vaatii normaalia ”korkeampaa” ajattelutapaa. Tämän totesi jo Albert Einstein kuuluisassa aforismissaan (jota olen hieman muotoillut):

Olen sovittanut tämän juttuni MBTI-viitekehykseen. Sen mukaan ajatteluun ja ongelmanratkaisuun osallistuu neljä osatekijää, joita kutsutaan ajattelun funktioiksi. Osatekijöistä kaksi (S = Sensing ja N = iNtuition) on erikoistunut tiedon hankintaan ja kaksi (T = Thinking ja F = Feeling) valintojen ja päätösten tekemiseen.

Varsinainen haaste syntyy siitä, että jokaisen ihmisen ajattelutyylissä on vain kaksi aktiivista ajattelufunktiota. Se synnyttää jonkinlaisen sokeuden kahdelle passiivisemmalle ajattelufunktiolle. Tällainen kahden ajattelufunktion sivuuttaminen tekee ajattelusta nopeampaa, mutta sen laatu (monipuolisuus) heikkenee.

Esimerkki ESTJ

Tämän tyylin aktiiviset ajattelufunktiot (jotka näkyvät ajattelutyylin tunnuksen kahtena keskimmäisenä kirjaimena) ovat S ja T, ja enemmän tai vähemmän passivoituneet N ja F, varsinkin F, joka on ESTJ:n heikoin ajattelufunktio. Kun ESTJ kohtaa ongelman, hän selvittää hyvin faktat (S) ja tekee niiden pohjalta mahdollisimman järkevän (T) ratkaisun, ja kertoo tai toteuttaa sen. Huomaamatta ESTJ ohittaa tyylikkäästi kaksi tärkeää ajattelun osa-aluetta: uudenlaisten vaihtoehtojen hakemisen (N) ja ihmisten sitouttamisen (F) ratkaisuun.

ESTJ ei kuitenkaan ole ainut funktioiden ohittaja, vaan jokaiseen 16 ajattelutyyliin liittyy samanlainen ”heikkous”. Yhdessä tapahtuva ongelman ratkaisu on sen takia haastavaa, koska eri ajattelutyylien edustajat tarkastelevat ongelmaa eri näkökulmista.

Z-malli

Yksinkertainen keino ongelmanratkaisun tason nostamiseen on ns. Z-mallin käyttöön ottaminen. Siinä on viisi pientä (10 – 20) minuutin mittaista) vaihetta, joista jokaisessa keskitytään vain yhteen ajattelufunktioon.

vaiheessa 1 (S) keskitytään faktojen selvittämiseen,

vaiheessa 2 (N) tuotetaan vaihtoehtoisia ratkaisuideoita,

vaiheessa 3 (T) mietitään hyvän ratkaisun kriteerit ja valitaan vaihtoehdoista paras,

vaiheessa 4 (F) varmistetaan tekijöiden sitoutuminen valittuun ratkaisuun ja

vaiheessa 5 (J) tehdään suunnitelma siitä miten asiassa edetään ja millä aikataululla.

Vaihe 1, lähtökohtien selvitys (S)

Ongelman ratkaisun ensimmäinen vaihe on lähtökohtien ja tavoitteiden selvitys. Pitää selvittää mm. miten nopeasti ratkaisu tarvitaan, paljonko on rahaa ja muita resursseja on käytössä, mitä kaikkea on jo kokeiltu, mitä rajoituksia on olemassa, jne. Jos tämä vaihe ohitetaan tai hoidetaan huonosti, ratkaistaan helposti ihan väärää ongelmaa.

Vaihe 2, ratkaisuideoiden ja vaihtoehtojen tuottaminen (N)

Kun ongelma ja tavoite on määritelty, seuraava vaihe on ratkaisuideoiden tuottaminen. Tähän kannattaa käyttää aikaa vähintään 15 minuuttia ja hyvä tavoite on löytää vähintään 10 vaihtoehtoista ratkaisuajatusta. N-tyypit ovat yleensä parhaimmillaan tässä vaiheessa ja S-tyypeillä on taipumus tyytyä vain 1-3 vaihtoehtoon. Yleisin vika tässä vaiheessa on tehdä yhtä aikaa ideoiden tuottamista ja arviointia.

Vaihe 3, valintakriteereiden ja parhaan ratkaisun määrittely (T)

Z-mallin kolmas vaihe liittyy valintojen tekemiseen. Pitää määritellä mitkä ovat tärkeimmät valintakriteerit. Tällainen valintakriteereiden näkyväksi tekeminen on tärkeää varsinkin silloin kun ongelman ratkaisuun osallistuu useampia henkilöitä. Yhteiset valintakriteerit syntyvät helposti niin, että listataan ensin kriteeri-ideoita (5-7 kappaletta), ja sen jälkeen jokainen saa valita ja perustella niistä 2 tärkeintä. Lopputuloksena saadaan 2-4 tärkeintä valintakriteeriä. Osallistujat valitsevat niiden pohjalla parhaan ratkaisun.

Vaihe 4, sitoutumisen varmistaminen (F)

Yksi näppärä toimintamalli sitoutumisen varmistamiseen on laittaa osallistujat työpareina miettimään valittuun ratkaisuun liittyviä ongelmia. Ne kerätään näkyville ja pohditaan yhdessä tai työpareittain miten esille nousseet ongelmat voidaan eliminoida. Lopuksi voidaan vielä kysyä: ”Onko muita huolia?”

Vaihe 5, etenemissuunnitelman tekeminen (J)

Hyvän ongelmanratkaisun viimeinen vaihe on etenemissuunnitelman tekeminen. Siinä sovitaan mitä seuraavaksi tehdään, ketkä vastaavat eri tehtävien tekemisestä ja millä aikataululla edetään. Neljäs asia on sopia miten etenemisen seuranta hoidetaan. Tämän vaiheen jättävät helpoimmin väliin P-tyypit, jotka ovat tottuneet työskentelemään spontaanisti, ilman suunnitelmia.

Pahimmat ohitukset

Z-mallin pahimmat ohitukset tapahtuvat heikoimman ajattelufunktion kohdalta. Alla niitä on tarkastelu ajattelutyyleittäin.

Vaiheen 1 ohittajat

Tämän vaiheen ohittavat helpoimmin ne ajattelutyylit, joissa N on ajattelun ykkösfunktiona. Tällaisia ovat ENTP, ENFP, INTJ ja INFJ. Näiden tyylien edustajat syöksyvät lähes vaistomaisesti suoraan vaiheeseen 2, jossa he voivat käyttää ajattelunsa vahvinta ajattelufunktiotaan (N).

Vaiheen 2 ohittajat

Tämän vaiheen ohittavat helpoimmin ne ajattelutyylit, joissa S on ajattelun ykkösfunktiona. Tällaisia ovat ESTP, ESFP, ISTJ ja ISFJ. Näiden tyylien edustajat syöksyvät lähes vaistomaisesti vaiheesta 1 suoraan vaiheisiin 3 tai 4, jolloin prosessin luovin vaihe jää väliin.

Vaiheen 3 ohittajat

Tämän vaiheen ohittavat helpoimmin ne ajattelutyylit, joissa F on ajattelun ykkösfunktiona. Tällaisia ovat ESFJ, ENFJ, ISFP ja INFP. Näiden tyylien edustajat syöksyvät lähes vaistomaisesti vaiheista 1 tai 2 suoraan vaiheeseen 4, jolloin prosessin analyyttisin vaihe, jossa esimerkiksi valintakriteerit määritellään, jää väliin.

Vaiheen 4 ohittajat

Tämän vaiheen ohittavat helpoimmin ne ajattelutyylit, joissa T on ajattelun ykkösfunktiona. Tällaisia ovat ESTJ, ENTJ, ISTP ja INTP. Näiden tyylien edustajat syöksyvät lähes vaistomaisesti vaiheesta 1 tai 2 suoraan vaiheiseen 4, jolloin osallistujien sitoutuminen ratkaisuun jää varmistamatta.

Vaiheen 5 ohittajat

Ihmiset, joiden ajattelutyylissä on tunnus P, jättävät helpoimmin tämän vaiheen tekemättä. Tämä johtuu siitä, että P-taipumuksen omaavat henkilöt eivät luontaisesti suunnittele asioita. He tekevät asioita spontaanisti.

Oma kokemukseni

Olen vetänyt työurani aikana satoja onnistuneita ongelmien ratkaisupalavereita. Kaikkein tärkein onnistumisen edellytys on, että työskentelyssä noudatetaan jotakin selkeää etenemismallia, esimerkiksi Z-mallia.

|kuvat Shutterstock|