Miten rakennan luottamuksen ilmapiirin omassa tiimissäni?

Kirjoittaja: valmentaja Jari Saarenpää |

Kuulutko sinä niiden onnekkaiden joukkoon, jotka saavat tehdä työtään luottamuksellisessa ilmapiirissä? Silloin olet varmasti energinen vielä työpäiväsi jälkeen, koet sitoutumista työtehtäviisi, saat paljon aikaiseksi ja suuri osa tyypillisistä negatiivista asioista loistaa poissaolollaan – et edes muista, koska olit viimeksi sairauden takia poissa työmaalta saatika että olisit viikonloppuna stressaantuneena murehtinut tulevaa viikkoa. Onneksi olkoon, mikäli vastasit kyllä – kuulut selvään vähemmistöön nykyhetken työyhteisöissä.

Mikäli epäröit vastauksessasi, sinun kannattaa perehtyä, miten luottamusta rakennetaan työyhteisössä ja pitää huoli, että aiheesta aletaan keskustella työyhteisössä. Pohjois-Amerikassa on juuri julkaistu yli 10 vuotta kestäneen neurotieteellisen tutkimuksen tulokset, jotka kiistatta osoittavat, minkälaisella johtamisella saadaan aikaiseksi luottamuksen ilmapiiri. Luottamuksen ilmapiiristä seuraa ainoastaan hyviä asioita – tutkijoille itsellekin yllätyksenä tuli se, että luottamuksen ilmapiirissä jopa työntekijöiden palkat olivat merkittävästi paremmat kuin luottamuksen ilmapiiriltään heikoissa työyhteisöissä. Vedän yhteen tässä jutussa muutaman ydinkohdan, jotka resonoivat itselleni tästä tutkimuksesta.

Mistä luottamus syntyy?

Kirjoitin aiheesta jo aiemmin mm. blogijutussa ”Miksi toiset onnistuvat johtamisessa paremmin kuin toiset?”, jonka suosittelen lukemaan, jotta saat riittävän syvällisen käsityksen ihmisen neurobiologiasta. Kyse ei ole kovin monimutkaisesta asiasta noin ymmärryksen tasolla, mutta asian tekeminen vaatiikin sitten jo jonkin verran tietämystä. Eikä kyseessä ole tosiaankaan mikään temppu, vaan kokonaisvaltainen ymmärrys siitä, miten ihmisiä tulee johtaa. Amerikkalaisessa tutkimuksessa on löydetty kahdeksan erilaista johtamisen osa-aluetta, jolla voidaan merkittävästi parantaa luottamuksen ilmapiiriä. Kaikissa näissä on pohjimmiltaan kyse samasta neurobiologisesta ilmiöstä – miten lisätään oksitosiini-hormonia työntekijän elimistöön! Samanaikaisesti pidetään huoli siitä, että stressihormonit ovat sopivalla tasolla, jotta työsuoritus on paras mahdollinen. Kuulostaa hurjalta, mutta tutkimus on osoittanut, että ymmärtämällä tämä neurobiologinen ihmisen mekanismi saadaan huimia parannuksia aikaiseksi. Kerron tässä jutussa omat TOP3 menetelmää tältä kahdeksan kohdan listalta, joiden tiedän varmuudella toimivan hienosti!

Osaatko luoda tiimiläisellesi arvostetuksi tulemisen tunteen?

Valmensin kuluneella viikolla kolmena eri päivänä asiakaskohtaamista. Rakastan tuota teemaa, koska siinä päästään niin syvälle ihmisen mieleen. Asiakaskohtaamisvalmennuksen ydin on ”miten rakennan luottamuksen asiakaskohtaamistilanteessa?”. Miten sinä lähtisit liikkeelle? Luottamuksen rakentamisessa ensisijaisen tärkeää on ymmärtää se, miten toinen ihminen saadaan kokemaan arvostetuksi kokemisen tunnetta. Kyseessä on siis hyvin syvällinen ihmisen psykologinen perustarve, joka on meissä kaikissa jo syntymästämme saakka. Haluamme kokea itsemme osaksi jotakin joukkoa ja olla sen arvostettu jäsen. Asiakaskohtaamistilanne on 100% rinnastettavissa tiimin johtamiseen – palveleva johtajuus (servant leadership) on viime aikoina yleistynyt terminä johtamiskirjallisuudessa, mikä on hienoa asia! Sinun tehtäväsi niin myyjäosapuolena asiakaskohtaamisessa kuin esimiehenäkin on siis luoda vuorovaikutustilanne, jossa saat toisen ihmiseen kokemaan arvostetuksi tulemisen tunnetta. Miten tämän tekisit?

Paras keino saada toinen ihminen kokemaan arvostetuksi tulemisen tunnetta on pysähtyä aidosti kuuntelemaan toista. Tämä ei ole helppo laji ja onnistuu aika harvalta siten, että kuulijalle syntyy aidosti arvostetuksi tulemisen tunne. Perustekniikka sinällään on helppoa – sinun täytyy vain aidosti ja oikeasti haluta olla läsnä ja pyrkiä ymmärtämään, mitä toinen haluaa sinulle kertoa. Jo pelkästään läsnäolossa on monella haastetta, mutta onneksi kuuntelu on taito, jota voi kehittää. Pitkälle kehittyneellä asiakaspalvelijalla (lue: myyjä, esimies jne.) on taito olla läsnä – hän ymmärtää toisen ihmisen sanojen merkityksen, hän osaa vastaanottaa toisen ihmisen tunteita ja parhaimmillaan, ymmärtää puhujan sanojen taakse eli ymmärtää puhujan intention (merkityksen) lukemalla monia niitäkin signaaleja, joita ei ääneen sanota. Mikäli haluat opiskella itsenäisesti kuuntelun taitoa, suosittelen lämpimästi Tony Dunderfeltin kirjaa Kuuntele ja tule kuulluksi.

Amerikkalaisessa tutkimuksessa arvostetuksi tulemisen tunne on kirjoitettu amerikkalaisille paremmin ymmärrettävään muotoon – Recognize excellence. Kyse on samasta asiasta, mutta hieman materiaalisemmin ilmaistuna, kuin mistä juuri kirjoitin. Pohjimmiltana kyse on tulla arvostetuksi yhteisön jäsenenä.

Pystyykö sinun tiimiläisesi hyödyntämään omia vahvuuksiaan?

Toinen kokemusperäisesti tuolta kahdeksan kohdan listalta koliseva juttu liittyy tiimiläisen henkilökohtaisien vahvuuksien hyödyntämiseen. Kovin usein esimiehellä on taipumus tietää paremmin, miten jokin tehtävä tehdään, kuin mitä työntekijällä itsellään. Kysyin viikolla eräässä pro bono -valmennuksessa Tampereen Ammattikorkeakoululla opiskelijaryhmältä, mistä tunnistaa omat vahvuutensa arjessa? Hetken mietittyään kuulijoiden joukosta alkoi tulla vastauksia – vahvuus on jotakin sellaista, missä tekeminen tuntuu helpolta, tekemisestä tulee hyvä fiilis ja että saa paljon aikaiseksi. Kaikki nämä on todennäköisiä tunnusmerkkejä siihen, että ihminen toimii omilla vahvuusalueillaan, joissa oma osaaminen ja motivaatio ovat tapissaan. Miksi sitten kuitenkin esimiehillä on niin kovin monesti muka paras ymmärrys siitä, mitkä ovat kunkin henkilön vahvuudet? Eli mikä eniten innostaa ja missä kokee osaamisen tunnetta.

Luottamuksen ilmapiiriä rakentava tiimin esimies luottaa siihen, että annettuaan riittävän selkeän tavoitteen työn tekemiseen työn tekijä kyllä löytää itse keinot työn tekemiseen. Tässä jos missä palveleva johtajuus astuu kuvaan – esimiehen tehtävänä on varmistaa, että työntekijällä on parhaat mahdolliset edellytykset tehdä tehtävänsä! Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tehtäväksi annon jälkeen esimies ei osoita mitään kiinnostusta työntekijän tekemistä kohtaan, päinvastoin. Esimiehen tehtävänä on poistaa kaikki mahdolliset esteet työntekijän tieltä ja miten tämä onnistuukaan parhaiten? No olemalla kiinnostunut siitä, miten homma etenee ja kysymällä, tarvitseeko työntekijä apua työnsä tekemisessä. Sama selkosuomella – esimies on aidosti kiinnostunut työntekijästään ja siitä, että työntekijällä on parhaat olosuhteet oman työnsä tekemiseksi – omilla vahvuuksillaan.

Esitän valmennuksissani tässä yhteydessä aina motivaatio-osaaminen-matriisin, joka on yksinkertainen, mutta erittäin toimiva menetelmä omien vahvuuksien kartoittamiseen. Ihmisen sisäisen motivaation kannalta tärkeää on, että matriisista löytyy aina tehtäviä, joissa motivaatio on korkea, mutta osaaminen ei ole vielä kovin hyvällä tasolla – tämä takaa kestävän omien vahvuuksien kehittymisen, minkä tärkeyteen amerikkalaistutkimuksessakin useassa kohdassa viitataan. Laita siis tuohon kuvan matriisiin 5-7 työtehtävääsi sopiville kohdille. Pystyakselilla arvioit omaa motivaatiotasi kyseiseen tehtävään ja vaaka-akselilla käsitystäsi osaamisestasi kyseisessä tehtävässä. Kuva alkaa nopeasti kirkastua itsellesi. Pidäthän huolen, että vasemmassa yläneljänneksessä on aina muutama tehtävä, jotta sinulla on riittävästi itseäsi kiinnostavia kehityskohteita työssäsi!

Johtaja, uskallatko paljastaa oman haavoittuvuutesi?

Perinteisessä management-johtajuudessa ei heikkoudelle ole sijaa. Elämme kuitenkin vuotta 2017 ja perinteinen management-johtajuus toimii enää vain harvoissa tilanteissa. Suurimmassa osassa johtamistilanteita leadership-johtajuus tuottaa parempia lopputuloksia. Kolmas itselleni erityisesti kolahtanut kohta tuoreessa amerikkalaistutkimuksessa liittyy johtajan haluun ja kykyyn olla haavoittuva omien joukkojen edessä. Siis paljastaa oma inhimillisyytensä ja sitä kautta lisätä luottamusta. Kirjoitin aiheesta syvemmin blogijutussa ”Vahvat vuorovaikutustaidot tekevät meistä kaikista voittajia!”. Mikä sitten on hyvä tapa osoittaa omaa inhimillisyyttään toiselle?

Koska viimeksi esimiehenä olet kertonut omalle tiimillesi, että sinulla ei ole jostakin asiasta ymmärrystä ja tarvitset apua nyt heiltä? Siis paljastanut korttisi, että sinä et tiedä jotakin asiaa, vaikka olet esimies? Tämä on laittamaton paikka kovin monelle esimiehelle, erityisesti mikäli ei ole kokemusta asiantuntijaorganisaation johtamisesta. Itse pääsin opiskelemaan asiantuntijoiden johtamista jo oman työurani alkupuolelta saakka, joten oman tietämättömyyteni esilletuominen tiimipalavereissa tiimiläisten edessä on käynyt tutuksi. Alkuun se oli nöyryyttävää, mutta pienen harjoittelun jälkeen homma alkoi sujua mainiosti. Omaksuinkin motokseni sanoa usein eri tilanteissa – pukien oman tietämättömyyteni substanssiasiasta leikkisämmin muotoon ”We don’t know, what we don’t know…”. Ihmisellä kun suurimpia kasvun haasteita liittyy siihen, että tajuaa ja tunnustaa oman tietämättömyytensä tason! Se kun alkaa pikkuhiljaa hahmottua, on paljon helpompi kysyä asiantuntijoilta omassa tiimissä, miten asiat on kuin kuvitella tietävänsä asiat! Ja varmasti saavuttaa luottamusta aivan eri tavalla kuin uskottelemalla itselleen tietävänsä kaiken. Muut, erityisesti asian oikeasti tuntevat ihmiset kyllä tajuavat milloin esimies on kärryillä ja milloin ei – useimmiten ei asiantuntijaorganisaatioista puhuttaessa.

Mikäli edellä kuvaamani johtamismalli on sinulla hakusessa, suosittelen lukaisemaan, miten Alan Mullally käänsi autoja valmistavan Ford-yhtymän syöksykierteestä huippumenestyväksi yritykseksi vuonna 2006 alkaneella toimitusjohtajakaudellaan. Pestin vastaanottaessaan Ford teki rajusti tappiota, vaikka johtoryhmäläiset olivat kaikki sitä mieltä, että mitään erityistä korjattavaa ei ollut. Alan Mullally teki jotakin ratkaisevaa tullessaan toimitusjohtajaksi, siitä lisää tässä artikkelissa.

Haluatko rakentaa hyvinvoivan ja menestyvän tiimin?

Vastaus lienee aika no-brainer. Miksi sitten et kokeilisi rakentaa tiimiläistesi hyvinvointia ja koko tiimin menestystä tieteellisestikin tutkitulla ja oikeaksi osoitetuilla johtamismenetelmillä? Mitä vakuutuksia vielä kaipaat? Ehkä kokeilet ainakin näitä kolmea, joista kerroin. Ne toimii varmuudella.

Jari

P.S. Laitoin muuten juuri Amazonista tilaukseen tutkimusta johtaneen Paul Zakin tuoreen kirjan Trust Factor: The Science of Creating High-Performance Companies.

|kuvat Shutterstock|