Hyviä ja huonoja toimintamalleja

Kirjoittaja: FM Kari Helin

”Huonokin toimintamalli tuntuu hyvältä, jos mielikuva hyvästä on riittävän huono.”

Toimintamallit

Jokaisella meistä on hieman toisistaan poikkeavia toimintamalleja. Niiden syntymiseen vaikuttavat mm. ajattelutyyli sekä onnistumisen ja epäonnistumisen kokemukset. On syytä korostaa, että ajattelutyyli ja toimintatyyli ovat kaksi eri asiaa. Niistä ensimmäinen eli ajattelutyyli on synnynnäinen. Sitä on vaikea muuttaa. Jälkimmäinen eli toimintamalli on opittu. Sitä on kohtalaisen helppo muuttaa.

Yksilöiden ja ryhmien toimintamallit

Toimintamallit voidaan jakaa kahteen päätyyppiin: yksilöiden toimintamalleihin (Y) ja ryhmien toimintamalleihin (R). Toinen hyvä kahtiajako on spontaanit toimintamallit (S) ja taktiset toimintamallit (T).

Yksilöiden spontaaneja toimintamalleja (YS) ohjaa voimakkaimmin ihmisen luontainen ajattelutyyli. Tästä hyvänä esimerkkinä ovat ekstrovertti ja introvertti taipumus. Ekstroverttien reagointiherkkyys ulkoisen maailman virikkeisiin on huomattavasti suurempi kuin introverttien.

Yksilöiden taktisia toimintamalleja (YT) ohjaa ennen kaikkea rooliodotukset. Tästä hyvänä esimerkkinä on esimiehen rooli, jossa työnantaja sekä alaiset odottavat ihmisen käyttäytyvän tietyllä tavalla. Ihmisen käyttäytyminen jossakin roolissa, esimerkiksi asiakaspalvelijana tai myyjänä, voi poiketa suuresti hänen käyttäytymisestään jossakin toisessa roolissa, esimerkiksi isänä tai äitinä.

Ryhmien spontaaneja toimintamalleja (RS) ohjaavat ennen kaikkea yksilöiden henkilökohtaiset motivaatiot: valta-asema ryhmässä, ryhmän henkisen johtajan miellyttäminen, halu saada omia ideoita läpi jne.

Ryhmien taktiset toimintamallit (RT) tulevat hyvin esille joukkueurheilussa. On erilaisia valmentajan suunnittelemia hyökkäys- ja puolustuskuvioita, joissa jokaisella pelaajalla on tietty rooli. Niissä pyritään hyödyntämään yksilöiden vahvuudet.

Hyvät ja huonot toimintamallit

Ei ole olemassa yhtä, jokaiseen tilanteeseen sopivaa toimintamallia. Spontaanit (S) toimintamallit sopivat parhaiten jokapäiväiseen vuorovaikutukseen. Niissä luontainen ajattelutyylimme ohjaa reagointia.

On paljon tilanteita, joihin spontaanit toimintamallit sopivat huonosti. Hyvän esimerkin tällaisesta tarjoaa se, kun joku tulee innokkaana kertomaan esimiehelleen jonkun uuden idean. Esimiesten yleisin reagointimalli on kertoa miksi tämä idea EI sovi meille. Tällainen reaktio perustuu siihen, että ihmisten aivot on ohjelmoitu näkemään uusissa asioissa nopeammin ongelmia (vikoja, vaaroja) kuin hyviä puolia. Esimiehen kriittinen reagointi johtaa siihen, että alaiset eivät tule kertomaan esimiehelle omia ideoitaan.

Miten esimiehen kannattaa toimia, jotta alaiset tulisivat kertomaan heille omia ideoitaan?

Ensimmäinen askel uudessa toimintamallissa on se, että esimies hakee alaisen esittämästä ideasta 1-2 hyvää puolta ja kertoo ne idean esittäjälle: ”Tämän idean hyvä puoli on …” Seuraava askel on se, että esimies hakee alaisen esittämästä ideasta yhden heikon kohdan ja muotoilee sen Miten-sanalla alkavaksi lauseeksi. Jos idea esimerkiksi tuntuu esimiehestä liian kalliilta, ei kannattaa sanoa sitä, vaan muuttaa kritiikki muotoon: ”Miten tämän voisi tehdä nykyisen budjetin puitteissa?” Anna alaisen miettiä asiaa jonkun aikaa. Kohta hän kertoo tarkentavan idean. Hae siitäkin ensin 1-2 hyvää puolta ja yksi heikkous Miten-lauseena. Kun jatkat näin 3-4 kierrosta, teille on rakentunut hyvä yhteinen idea.

Olen opettanut tämän tekniikan sadoille, ehkä tuhansille, esimiehille. Se on yksi parhaimpia positiivisen palautteen ja luovan ajattelun harjoituksia ja tekniikoita.

Luovan ajattelun aktivointi

Olen huomannut, että nerokkaimmat toimintamallit ovat usein hävyttömän yksinkertaisia.

Olen kertonut satoja kertoja saman tarinan, josta oma yritystoimintani luovan ajattelun ja ongelmanratkaisun kouluttajana alkoi. Idean voi tiivistää ohjeeseen. ”Erota ideoiden tuottaminen niiden arvioinnista.” Sama ohje koskee yksilöiden ja ryhmien työskentelyä.

Lyhyt versio tästä oivalluksesta on seuraava. Osallistuin ideointitestiin, jossa piti keksiä tutulle esineelle käyttökohteita ja kirjata niitä paperille 10 minuutin ajan. Minä löysin 6 käyttökohdetta. Yksi henkilö oli löytänyt 54. Minä tajusin, että olin ymmärtänyt tehtävän väärin: liian suppeasti. Aivoni olivat muuntaneet tehtävän muotoon ”Keksi esineelle X hyviä käyttökohteita.”

Testin järjestänyt henkilö kertoi, että lähes kaikki testiin osallistuneet ihmiset ymmärtävät tehtävän väärin lisäämällä tehtävään sanan ”hyviä”. Sen seurauksena he alkavat tappaa omassa mielessään huonoja ideoita. Samalla kuolevat kaikki ideat, joissa on joku heikkous.

Kun kävimme löytämämme ideat läpi, huomasin mm. seuraavaa:

• minun 6 idean listassa ei ollut yhtään tuoretta ja ”hullua” ideaa
• kaikki parhaat ja tuoreet ideat löytyivät 54 ideaa keksineen henkilön listalta
• myös kaikkein huonoimmat ideat löytyivät hänen listaltaan

Miksi ideoita pitää olla niin paljon? Luovan ajattelun yksi keskeinen sääntö on: ”Mitä enemmän on ideoita, sitä suurempi on todennäköisyys, että niiden joukossa on hyviä ideoita.”

Ajatukset syntyvät ongelmatilanteissa seuraavassa järjestyksessä:

• Ensin ihminen tutkii, millaisia vanhoja ratkaisumalleja on muistissa.
• Toiseksi mieli hakee samankaltaisia ongelmia ja miettii, miten ne on ratkaistu.
• Vasta kolmannessa vaiheessa käynnistyy mielikuvitus, joka alkaa tuottaa tuoreita ideoita

Tavanomaisen palaverimallin heikkous on siinä, että ideoita tuotetaan ja arvioidaan samanaikaisesti. Silloin käsittelyyn nousee vain muutamia vanhoja ja tuttuja ajatuksia.

Psykologinen ja tekninen prosessi

Kaikissa toimintamalleissa on kaksi tasoa: psykologinen ja tekninen. Niistä selvästi tärkeämpi on ensimmäinen eli psykologinen, jolla ohjataan lähinnä ihmisten tunteita. Tärkein edellytys ihmisten luontaisten vahvuuksien avautumiselle on rakentaa psykologisesti turvallinen ympäristö. Siihen tarvitaan useita erillisiä toimenpiteitä, joita on kuvattu tuoreessa kirjassamme Luontaiset vahvuutemme – Tarinoita erilaisuuden hyödyntämisestä.

Kari

LUONTAISET TAIPUMUKSET™ -VALMENTAJISTA ESITTELYSSÄ

TANJA MERONEN, KETTU valmennus ja viestintä



Tanja valmentajana

KETTU valmennuksen LUONTAISET TAIPUMUKSET™ -palvelut