Kirjoittaja: valmentaja, CEO Jari Saarenpää
Jari Saarenpää ja Pia-Christina Roth kirjoittavat parhaillaan maaliskuussa 2020 ilmestyvää kirjaa esimiehen sosiaalisista taidoista (Basam Books). Kirja paneutuu viiteen keskeiseen esimiestaitoon sekä tutkimusten että käytännön sovellusten näkökulmasta. Viisi keskeistä sosiaalista tunnetta, jotka hyvä esimies osaa ottaa huomioon jokaisessa tiimiläisessään hänen tyylilleen sopien ovat: arvostetuksi tulemisen tunne, turvallisuuden tunne, yhteenkuuluvuuden tunne, vaikuttamisen tunne ja reiluuden tunne. Kirjoittajien käsityksen mukaan nämä viisi perustunnetta ovat ratkaisevassa asemassa työntekijän sitoutumisessa tehtäväänsä sekä kasvaessaan omaan täyteen potentiaaliinsa. Tämä on juttusarjan toinen osa.
Googlen Aristoteles-tutkimuksessa haettiin viiden vuoden ajan parhaita työtiimejä etsien sitä, mikä niitä yhdistää. Yksi asia yhdisti parhaita tiimejä: niissä vallitsi psykologinen turvallisuus ja tämä teki niistä huipputiimejä muihin tiimeihin nähden. Psykologisen turvallisuuden tunteen voi saada aikaan tiimissä siten, että sen jäsenet huomioivat toisiaan ja ovat toistensa tarpeita kohtaan sensitiivisiä. Tällaisen sensitiivisyyden huomaa siitä, että tiimiläiset huomaavat toistensa tunnetiloja myös non-verbaalisista merkeistä. He myös tukevat toisiaan ja heidän vuorovaikutuksensa perustuu luottamukselle, joka pohjautuu tasavertaisen keskustelun ja erilaiset tunnetilat hyväksyvään kulttuuriin. Tällaisten tiimien on helppo hyödyntää kollektiivista älykkyyttä ja hyötyä kaikin tavoin siitä, että jokainen tiimissä voi luottaa toisiinsa ja puhua avoimesti ilman pelkoa kielteisistä seuraamuksista. Miten tällainen tiimi rakennetaan?
Luottamus on avainasemassa siinä, että uusia asioita ja ideoita uskalletaan tuoda esille. Tämä tarkoittaa sitä, että myös alkeelliset ja toimimattomat ideat saavat elää ilman, että ne nauretaan tai vaietaan kuoliaaksi. Kritiikki passivoi osallistujat. Tiimin jäsenten on koettava, että heillä on yhteinen agenda, päämäärä, joka luo me-henkeä; vuorovaikutus, joka perustuu avoimelle, rakentavalle palautteelle ja luottamukselle sekä ymmärrys johtajuudesta ja päätöksenteon mekanismeista. Kun nämä osatekijät ovat kunnossa, ollaan pitkällä. Yksi tärkeimmistä tehtävistäsi esimiehenä on luoda psykologisen turvallisuuden ilmapiiri, joka syntyy tunteesta olla hyväksytty omana itsenään.
Kuten arvostuksen tunteen kohdalla, myös turvallisuuden luomisessa läsnäolo on ehdottoman olennaisessa roolissa. Läsnä oleva esimies on aidosti kiinnostunut työntekijöidensä kuulumisista eikä kenenkään tarvitse pelätä tulla juttelemaan tai kertomaan ajatuksistaan. Läsnä oleva esimies on lähestyttävä ja keskittyy juuri sinuun, kun sitä tarvitset, on luotettava eikä kerro asioitasi eteenpäin. Lisäksi hän on huumorintajuinen ja saavutettavissa oleva; vastaa viesteihisi viivytyksettä. Turvallisuus on huipputiimin kivijalka, joka saa rakennusaineensa luottamuksellisesta ilmapiiristä.
Turvallisuuden luomisessa läsnäolo on ehdottoman olennaisessa roolissa. Share on X
Miten rakennan turvallisen ilmapiirin?
Luottamusta ei rakenneta yhdessä eikä kahdessa yössä. Onkin syytä tarkastella, minkälaisia erilaisia tapoja on rakentaa luottamusta ja sitä kautta psykologista turvallisuutta – ja nähdä samalla kääntöpuoli eli se, mitä seuraa siitä, jos luottamusta synnyttävissä tekijöissä on työyhteisön toiminnan osalta selkeitä puutteita. Kerron seuraavaksi muutamista tärkeistä turvallisuuden tunnetta edistävistä asioista, joita sinun esimiehenä kannattaa edistää ja vaalia.
Johdonmukaisuus
Yksi luottamusta ja sitä kautta turvallisuuden tunnetta synnyttävä tekijä on johdonmukaisuus, integriteetti. Kuvitellaan tilanne, että esimiehenä antaisit useimmiten hyvää palautetta avoimuudesta erilaisissa vuorovaikutustilanteissa, mutta sitten olisi hetkiä, jolloin vastaisit avoimuuteen vihamielisesti tai piikikkäästi. Näin ollen tiimiläisilläsi olisi suunnattomia vaikeuksia luottaa siihen, että avoimuus ja sitä kautta oman haavoittuneisuuden osoittaminen olisi millään tavalla turvallista. Seurauksena tällaisesta toiminnasta olisi pintapuolisia kohtaamisia, joissa avoimuutta karteltaisiin ja esimiehen reaktiota jännitettäisiin. Jos sen sijaan pyrit johdonmukaisesti osoittamaan, että avoimuus palkitaan, voit luottaa siihen, että alaisesi kertovat sinulle paljon helpommin ajatuksistaan, peloistaan ja toiveistaan. Johdonmukaisuus synnyttää luottamusta ja sitä kautta psykologisen turvallisuuden tunnetta. Johdonmukaisuutta olisi toki sekin, että johdonmukaisesti suhtautuisit kielteisesti avoimuuteen. Johdonmukainen kielteinen suhtautuminen avoimuuteen ei olisi hyvä vaihtoehto, mutta johdonmukaisena kuitenkin parempi vaihtoehto kuin se, että vaihtelisit suhtautumistapaasi. Näin ollen tiimiläisesi kuitenkin tietäisivät, mitä sinulta voi odottaa ja voisivat sen pohjalta päättää, miten toteuttaa kommunikaatiotaan.
Aito kiinnostus
Ei-toivotun käytöksen takana olevat syyt voivat avautua ihan uudella tavalla, kun tarkastellaan asioita neurobiologian ja aivotutkimuksen avulla. Syynä epäsosiaaliselle käytökselle voi mitä ilmeisimmin olla oksitosiini-hormonin puute elimistössä ja sen lisääminen puolestaan parantaa huimasti paitsi onnellisuutta, myös sosiaalisia taitoja ja sitä kautta luottamuksen ilmapiirin syntymistä. Oksitosiini on kemikaali, joka lähettää viestejä aivoihin ja auttaa reagoimaan sosiaalisiin tilanteisiin oikealla tavalla. Oksitosiinin erittymisestä tulee myös helposti positiivinen kierre, sillä mitä enemmän sitä vapautuu, sen helpommaksi sen vapautuminen käy ja mitä enemmän oksitosiinia erittyy, sen helpommin ihminen pystyy mm. kestämään stressiä ja kiputiloja.
Miten sitten tätä ’rakkaushormonia’ voidaan lisätä työyhteisöissä? Erinomaisia tapoja lisätä oksitosiinia työpaikalla on sanoa toisille rohkaisevia sanoja. Kohteliaisuudet, lohduttaminen, ja yleensäkin ystävällisyys saavat toisen kokemaan arvostusta ja sitä kautta psykologista turvallisuutta. Sanoilla voi osoittaa myötätuntoa, ystävällisyyttä ja välittämistä ja näin tekemällä nostamme sekä omaa että toisen henkilön oksitosiinitasoa.
Yksi erittäin tärkeä osa rohkaisevien sanojen saralla on tunnustuksen antaminen tehdystä työstä. Jokainen tiimiläisesi tarvitsee sitä, että annat hänen osaamisestaan ja työstään tunnustusta. Ystävällisyys ja tunnustuksen antaminen eivät maksa sinulle mitään. Päinvastoin, tunnustuksen antaminen saa aikaan työntekijässäsi oksitoniinin vapautumista, joka puolestaan synnyttää luottamuksen ja turvallisuuden ilmapiiriä – siksi arvostetuksi tulemisen tunne on kaikista tärkein sosiaalista tunteista työyhteisöissä!
Erilaisuuden hyödyntäminen
Erilaisuudella on tapana herättää ihmisissä pelkoa. Jos jokin asia on tuntematon tai erilainen, pelätään. Hyökkäys on paras puolustus, eli jos jotakin ihmistä kohtaan tunnetaan epäluuloa tai pelkoa, häntä kohtaan osoitetaan vihamielisyyttä, joka pahimmillaan voi johtaa aggressioon ja/tai yhteisön ulkopuolelle sulkemiseen. Tämä on inhimillinen tapa reagoida erilaisuuteen. Selittäjänä lienee mantelitumakkeemme, joka on viritetty ensisijaisesti kokemaan pelon tunteita. Sinulla on kuitenkin esimiehenä mahdollisuus kääntää erilaisuus voimavaraksi. Mitä enemmän tiimissäsi on eri tavoin ajattelevia ihmisiä, sitä rikkaampi skaala ideoita ja mahdollisuuksia organisaatiollasi on mahdollisuus hyödyntää!
Samalla tavalla ajattelevat ihmiset tulevat luontaisesti paremmin toimeen toistensa kanssa, mutta jos ajattelet organisaatiotasi eteenpäin ponnistelevana, uusia ideoita luovana edelläkävijänä omalla alallasi, et voi tuudittautua pelkästään yhdestä näkökulmasta nousevien ideoiden varaan. Tarvitset monipuolista ajattelua, ihmisiä, jotka ajattelevat eri tavalla sekä erilaisia kokemuksia, jotka voivat syntyä vain mahdollisimman erityyppisten ihmisten joukossa. Tästä syystä kannattaa oppia ymmärtämään ja hyödyntämään erilaisuutta. Tämä tuo tiimiisi vahvuutta ja herättää ihmisissä luottamusta. Luottamus puolestaan tuo psykologisen turvallisuuden tunteen, kuten jo aiemmin todettiin. Hyvin harvoin samankaltaisista ihmisistä koostuvat tiimit ovat huippumenestyjiä, mutta erilaisista ihmisistä koostuvat tiimit ovat. Maailman eniten käytetty ihmisten erilaisuutta jäsentävä menetelmä on ajattelutyyliteoria, josta Suomessa laajimmin käytetty versio on LUONTAISET TAIPUMUKSET™ analyysi monine variantteineen ja valmennuksineen.
Positiivinen ja korjaava palaute
Oikeanlainen vuorovaikutus on a ja o kaikissa tilanteissa, mutta erityisesti silloin, kun tiimissäsi on todella erilaisia ihmisiä. Vain tällä tavoin voidaan synnyttää aidon kohtaamisen kautta turvallisuuden tunne, joka tuo huipputuloksia. Yksi tärkeimmistä vuorovaikutustaitojen ilmenemismuodoista on kyky antaa ja vastaanottaa positiivista ja korjaavaa palautetta. Jotta palautetta on mahdollista edes lähtökohtaisesti ottaa vastaan, on avainasemassa kykysi olla läsnä ja kyky välittää tunne siitä, että henkilö, jolle puhut, on sinulle tärkeä ja saa jakamattoman huomiosi. Toinen tärkeä seikka palautteen antamisessa on se, että sitä annetaan heti, kun on palautteen antamisen paikka.
Positiivisen palautteen tarkoituksena on vahvistaa toivottua käyttäytymistä. Sanonkin usein, että positiivista palautetta tulisi antaa aina, kun sille on tarvetta. Harva ihminen kokee saavansa liikaa positiivista palautetta. Muista kuitenkin, että positiivinen palaute ei saa olla päälle liimattua, vaan pitää perustua todelliseen tilanteeseen, jonka kaltaisia toivoisit näkeväsi lisää.
Korjaava palaute vaati aina kahdenkeskistä aikaa. Korjaavassa palautteessa tärkeintä on palautteensaajan itsearviointiprosessin käynnistäminen sekä hänen puolustusasetelmaan ajautumisen välttäminen. Tähän toimii parhaiten korjaavan palautteen itse-arviointimenetelmä, jossa nostetaan kissa pöydälle eli toteat palautteen antajana tilanteen, joka on kiistaton. Ei tunteita, vaan faktoja. Tämän jälkeen siirryt välittömästi palautteenantajana kysymysten esittelijäksi. Tärkein kysymyksesi on miten…, miten…, miten, milloin… jne. On yksi sana, jota sinun pitää välttää: MIKSI. Miksi-kysymys asettaa palautteen saajan välittömästi puolustusasemiin, jolloin mantelitumake on jo vienyt vallan ja tästä ei ole mitään paluuta itsearviointiin ja sitä kautta sitoutumiseen korjaaviin toimenpiteisiin.
Turvallisuuden kulttuuri
Kun työyhteisössä on avoimeen, turvalliseen ja luottamukselliseen ilmapiiriin pohjautuva keskustelukulttuuri, joka on jatkuvaa eikä vain satunnaista, on helppo antaa palautetta milloin ja mistä vain. Kun esimiehenä luot edellytykset työnteolle sekä kuuntelet, olet kiinnostunut ja kannustava, luot ympärillesi psykologista turvallisuutta, joka synnyttää luottamusta ja joka tuo tiimillesi huipputuloksia. Kun vielä muistat, että rakentava palaute luo turvallisuutta, on sama myös toisin päin: luomalla psykologista turvallisuutta pystyt antamaan palautetta niin, että se koetaan rakentavana silloinkin, kun sitä ei muuten ehkä pystyttäisi kovin helposti vastaanottamaan.
Lue myös juttusarjan muut osat. Ensimmäinen osa kertoo arvostetuksi tulemisen tunteesta, toinen turvallisuuden tunteesta, kolmas yhteenkuuluvuuden tunteesta, neljäs reiluuden tunteesta ja viides vaikuttamisen tunteesta.
LUONTAISET TAIPUMUKSET™ -VALMENTAJISTA ESITTELYSSÄ
TANJA MERONEN, KETTU valmennus ja viestintä
Tanja valmentajana
KETTU valmennuksen LUONTAISET TAIPUMUKSET™ -palvelut